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Les gaspillages administratifs

Les sept ‘gaspillages’ de base de l’environnement industriel sont bien connus et identifiables. Mais est-ce qu’on peut utiliser les mêmes catégories pour les gaspillages dans les domaines administratifs?

Dans les bureaux, ou dans les administrations où les processus concernant à 100% les flux d’information, certains gaspillages sont communs. Les attentes, par exemple. Les attentes d’informations, de décisions, de la fin d’une réunion, de l’utilisation d’un photocopieur. Les erreurs et les omissions représentent un autre gaspillage connu, et le manque de compétences ou de savoir-faire et des soucis de communication et de compréhension peuvent être inclus dans cette catégorie.

Il y a, par contre, des gaspillages spécifiques aux flux administratifs. Les recherches d’informations, que ce soit un dossier physique ou un fichier mal classé sur son ordinateur. Et puis, de la même façon que la surcharge (ou ‘muri’) est définie comme une autre forme de gaspillage dans un monde industriel, la sous-charge dans un environnement adminisitratif peut générer du travail en plus pour les gens déjà surchargés si l’on passe son temps libre à imaginer d’autres formulaires ou procédures.

Ensuite, une mauvaise prioritorisation peut nous encourager à traiter tout ce qui est urgent avant ce qui est important. Une sous-forme de ceci est les interférences, que ce soit une fréquence soutenue de consultation de ses emails, la visite des collègues ou même simplement un bruit qu’on ne peut pas ignorer.Et tout le monde sait qu’on est moins efficace juste après l’arrivée et juste avant le départ de son travail, le temps de s’organiser et de ranger.

Les exigences du chef peuvent aussi réduire l’efficacité des administrations, par exemple la collecte d’informations permettant le calcul de mesures, des rapports à rédiger ou des réunions auxquelles il faut assister qui ne contribuent pas à assurer le service aux clients. Et quand il y a plusieurs chefs, chacun avec les objectifs, l’optimisation individuelle plutôt que l’amélioration du système global peut déduire de l’efficacité de l’ensemble.

En fait, tous les gaspillages industriels peuvent s’appliquer d’une façon ou une autre aux bureaux – des mouvements de personnes, la transportation de documents, le traitement inutile de dossiers, etc. Cependant, il ne faut pas se limiter à ceux-ci. Les vraies opportunités existent peut-être aussi ailleurs. Le rôle du manager, c’est d’être capable d’identifier ces inefficacités, et d’aider son équipe à y faire face.

Posted in Applications du Lean.


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